Privacy Statement
Een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens is voor het Koninklijk Nederlands Korfbalverbond (KNKV) van groot belang. Persoonlijke gegevens worden dan ook zorgvuldig verwerkt en beveiligd. Hierbij houden wij ons aan de wet en regelgeving op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens.
In dit privacystatement wordt uitgelegd hoe KNKV omgaat met de verwerking van persoonsgegevens haar leden en bezoekers van de website. In het privacystatement wordt onder meer beschreven welke categorieën persoonsgegevens worden verzameld, voor welk doel de persoonsgegevens worden gebruikt en aan welke categorieën van ontvangers de persoonsgegevens worden verstrekt.
Informatie over KNKV
Het KNKV is gevestigd te Arnhem en ingeschreven onder inschrijvingsnummer 000020918224 in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. Voor vragen over het privacystatement kunt u KNKV bereiken op telefoonnummer 026-3035400 of per e-mail klachten@knkv.nl. U kunt uw schriftelijke verzoeken en/of vragen m.b.t. privacy gerelateerde zaken sturen aan: Koninklijke Nederlands Korfbalverbond o.v.v. Privacy, Papendallaan 60, 6816 VD Arnhem. Geef daarbij gespecificeerd aan wat u wenst dat met uw persoonsgegevens gebeurt. Wij trachten binnen tweeënzeventig (72) uur na ontvangst van uw verzoek u een kennisgeving daarvan te verzenden en zullen dan ook aangeven hoe en op welke wijze en binnen welke termijn wij aan uw verzoek zullen voldoen.
Wilt u geen e-mail meer ontvangen met betrekking tot de periodieke berichtgeving over activiteiten en nieuwsbrieven van het KNKV, dan verwijzen wij u naar de afmeldmogelijkheid opgenomen in elk e-mailbericht.
Rechtsgronden van de verwerking van persoonsgegevens
In overeenstemming met de AVG, zal het KNKV alleen persoonsgegevens verwerken als daarvoor één van de wettelijke grondslagen van toepassing is. Het KNKV hanteert de volgende rechtsgronden voor de verwerking van persoonsgegevens:
- in het kader van de totstandkoming en/of uitvoering van een overeenkomst;
- om de wet na te leven (waaronder boekhoudkundige verwerking, fiscale verplichtingen en verplichtingen in het kader van gerechtelijke bevelen of andere dwingende wet- en regelgeving);
- in verband met de gerechtvaardigde belangen van het KNKV, waarbij het KNKV erop let dat de impact op uw privacy zo beperkt mogelijk is. Zo worden onder andere persoonsgegevens verwerkt in verband met:
- het maken van studies, modellen en statistieken;
- de uitoefening en de verdediging van de rechten van het KNKV bijvoorbeeld bij geschillen;
- het beheer van ledengegevens of ondersteuning daarvan, inclusief de aanmaak van segmenten en profielen voor het beheer van leden/begunstigers of voor het detecteren van de behoeften van de leden en begunstigers;
- het verzorgen en verbeteren van de website, waarbij het KNKV door het bezoek aan onze website uw (klik-)gedrag kan vaststellen om u op basis daarvan gerichte informatie te kunnen verstrekken (profiling). De logica die het KNKV daarbij gebruikt is dat uw IP-adres wordt gekoppeld aan uw handelingen en op basis daarvan worden uw voorkeuren vastgesteld. Wij vragen steeds vooraf uw expliciete toestemming hiervoor (zie hieronder bij Website en Cookies).
- Door de betrokkene verleende toestemming voor de verwerking van zijn persoonsgegevens, welke toestemming te allen tijde in kan worden getrokken door de betrokkene. Het intrekken van toestemming doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking van persoonsgegevens in de periode voorafgaand aan de intrekking door betrokkene (art. 13 AVG).
Verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens
Het KNKV is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Dit houdt in dat het KNKV de doeleinden en de middelen voor de verwerking zelf bepaalt en dat zij verantwoordelijk is voor de naleving van de wettelijke vereisten.
Doelen van de verwerking van persoonsgegevens
Als u onze website bezoekt, informatie aanvraagt via onze website en/of zich als lid bij ons of een van de gelieerde verenigingen aanmeldt, een dienst afneemt of telefonisch contact met ons opneemt, dan registreren wij persoonsgegevens van u. Het KNKV verwerkt uw persoonsgegevens voor diverse doeleinden. Het KNKV verwerkt alleen de daarvoor noodzakelijke persoonsgegevens.
De volgende doelen zijn van toepassing bij de verwerking van persoonsgegevens door het KNKV:
- om contact met u te kunnen opnemen;
- om u informatie te sturen;
- voor het aangaan en uitvoeren van (leden-, begunstigers-, en overige) overeenkomsten;
- voor het organiseren van opleidingen;
- voor het uitvoeren van de administratie;
- voor het uitvoeren van het tuchtrecht;
- het doen van aanbiedingen i.v.m. collectief ledenvoordeel;
- het uitvoeren van overige voor een sportbond gebruikelijke activiteiten;
- Voor het uitvoeren van de Anti-dopingregels;
- Voor de monitoring ten behoeve van de ontwikkeling van de topsporters;
- het op verzoek en op regulieren basis versturen van een nieuwsbrief;
- het kunnen bijhouden van informatie over hoe bezoekers de website gebruiken; en
- het in kaart brengen en verbeteren van het gebruik, de opbouw en structuur van de website.
Verder gebruiken wij uw persoonlijke gegevens voor relatiebeheer en activiteiten om ons bestand van leden, vrijwilligers en overige betrokkenen bij het KNKV te vergroten en om u te informeren over onze activiteiten.
In concrete zin betreft dit de volgende gegevens:
| Doel | Welke persoonsgegevens | Grondslag | Bewaartermijn | Ontvangers
(de partijen waar de gegevens opgeslagen staan en/of mee gedeeld worden) |
| Het uitvoeren van de lidmaatschaps-overeenkomst en het onderzoeken of u lid kan worden. |
|
Uitvoering van de overeenkomst | Indien u lid wordt/bent gedurende de looptijd van de overeenkomst. Indien u geen lid wordt, worden uw gegevens zo snel als mogelijk verwijderd binnen 18 maanden na afloop van het lidmaatschap. | Sportlink |
| Geschilbeslechting, archivering van behaalde diploma’s en lidmaatschapshistorie |
|
Gerechtvaardigd belang, toestemming. | Zolang als de toestemming niet is ingetrokken | · Sportlink
· |
| Ter benadering na beëindiging lidmaatschap. Bijvoorbeeld voor een reünie of bijzondere gebeurtenis. |
|
Toestemming | Zolang als de toestemming niet is ingetrokken | Sportlink |
| (financiële) administratie |
|
Uitvoering van de overeenkomst | Gedurende de looptijd van de overeenkomst en tot 2 jaar daarna. Na afloop van deze termijn, uitsluitend in de financiële administratie gedurende 7 jaar | · Financiele afdeling
· Exact · Accountant · Belastingdienst · Onsweb (websites knkv.nl / korfbal.nl) |
| Versturen digitale berichten, waaronder nieuwsbrief |
|
Toestemming | Zolang men aangemeld is voor deze berichtgeving. | E-marketingtools |
| Om onze digitale dienstverlening te verbeteren |
|
Toestemming | Voor de duur van de sessie, dan wel maximaal tot dat de cookie wordt verwijderd. Zie voor meer informatie het sub kopje Website en Cookies. | · Websitebeheerder
· Analytics tools |
| Registratie CVSN | Zie bijlage 1 |
Minderjarigen
Indien u minderjarig bent (dat wil zeggen 16 jaar of jonger), dan mag u uitsluitend onder toezicht van uw ouders of wettelijke vertegenwoordigers gebruik maken van onze website en lidmaatschappen. Indien u persoonsgegevens verstrekt over u of een betrokkene die 16 jaar of jonger is, wordt deze toestemming ook verwerkt bij de persoonsgegevens. Als u ervan overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld van en over uw minderjarig kind, neem dan contact met ons op. Wij zullen deze informatie dan zo spoedig mogelijk corrigeren of verwijderen.
Beveiliging van persoonsgegevens
Wij nemen de bescherming van uw gegevens serieus en nemen daartoe steeds passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Het KNKV heeft om die reden passende technische en organisatorische maatregelen genomen om de persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Verder heeft het KNKV een informatiebeveiligingsbeleid vastgesteld en met inachtneming daarvan fysieke, organisatorische en elektronische maatregelen getroffen. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en/of ongeoorloofde wijziging, neem dan contact met ons op.
Uitwisseling van persoonsgegevens
- Het doorgeven en ontvangen van persoonsgegevens binnen het KNKV
Het KNKV kan uw (persoons-)gegevens uitwisselen binnen de diverse districten van het KNKV, of met de diverse vrijwilligers in binnen- en buitenland. Het KNKV ziet erop toe dat binnen haar districten de Europese normen van gegevensbescherming op persoonsgegevens worden toegepast. Het KNKV kan niet aansprakelijk worden gesteld wanneer zij persoonsgegevens aan autoriteiten moet bezorgen, conform geldende wettelijke verplichtingen.
- Het doorgeven en ontvangen van gegevens buiten het KNKV
Het doel van de verwerking van uw persoonsgegevens kan met zich meebrengen dat wij persoonsgegevens delen met andere organisaties. Voorbeelden zijn de IKF (internationale federatie) en NOC*NSF. Voor zover er geen sprake is van uw expliciete toestemming of wettelijke verplichting, gebeurt deze uitwisseling van gegevens uitsluitend op basis van de uitvoering van de overeenkomst tussen u en het KNKV of wanneer het KNKV hiervoor een gerechtvaardigd belang heeft.
- Geen commercieel gebruik
Het KNKV zal uw persoonsgegevens niet verkopen, noch verhuren, verdelen of anderszins commercieel ter beschikking stellen aan derden, behalve zoals beschreven in deze privacyverklaring of tenzij met uw voorafgaande toestemming.
Verwerkers en derden
Wij verstrekken uitsluitend persoonsgegevens aan derden indien dit noodzakelijk is om de doeleinden van de verwerking te realiseren of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Indien derden toegang hebben tot uw gegevens, dan hebben wij de nodige contractuele en organisatorische maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat uw gegevens alleen voor de bovenstaande doeleinden worden verwerkt.
Verder kunnen wij op grond van de wet verplicht zijn om uw gegevens in sommige gevallen aan derden te verstrekken. U kunt daarbij denken aan de verstrekking van gegevens in het kader van een strafrechtelijk onderzoek of aan bevoegde autoriteiten.
Meldplicht datalekken
Ondanks dat wij met uiterste zorg uw persoonsgegevens verwerken en uw persoonsgegevens goed beveiligd zijn opgeslagen, kan het voorkomen dat een datalek zich voordoet. Een datalek is een inbreuk op de beveiliging van persoonsgegevens. Mocht een datalek zich voordoen bij ons, dan zullen wij eerst nagaan of en in hoeverre er mogelijk sprake is van een hoog risico voor uw rechten en vrijheden. In een dergelijk geval zullen wij dit binnen tweeënzeventig (72) uur melden aan de AP en zullen wij ook u zo spoedig mogelijk hiervan een melding doen indien u door deze datalek getroffen werd.
Wij zullen u in het geval van een datalek ten minste het volgende melden:
- het soort inbreuk in verband met uw persoonsgegevens;
- de waarschijnlijke gevolgen van de inbreuk;
- de door ons te nemen (en reeds genomen) maatregelen om de gevolgen van de inbreuk te beperken.
Correctheid van de opgegeven persoonsgegevens
Door het meedelen van uw persoonsgegevens garandeert u dat deze juist en volledig zijn. Het KNKV kan u bij het meedelen van valse identiteiten, onvolledige of onjuiste gegevens tijdelijk of definitief iedere toegang tot de websites of delen ervan ontzeggen.
Bewaren van persoonsgegevens
In dit privacystatement is aangegeven wat de bewaartermijn van de persoonsgegevens is. Indien hierover niets is opgenomen, dan bewaart het KNKV persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor de gegevens worden verwerkt, en in elk geval zo lang als specifieke regelgeving vereist. Zie voor de specifieke termijn per onderwerp de eerder gepubliceerde tabel.
Uw privacy rechten
Gelet op de verwerking van persoonsgegevens door het KNKV, heeft u als betrokkene op grond van de AVG een aantal rechten. U heeft recht op inzage in uw persoonsgegevens (art. 15 AVG), het recht om correctie, beperking of verwijdering van uw persoonsgegevens te vragen (art. 16 AVG) of wisseling van uw persoonsgegevens (art. 17 AVG). Onder bepaalde omstandigheden heeft u ook het recht om overdracht van uw gegevens te verzoeken (art. 20 AVG). Ten slotte kunt u bezwaar maken tegen het gebruik van uw gegevens (art. 21 AVG). Verder kunt u op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens meer informatie vinden over wanneer het mogelijk is één of meer van deze rechten uit te oefenen.
Indien de verwerking van uw gegevens berust op toestemming, dan kunt u deze te allen tijde intrekken.
Voor de wijze waarop u gebruik kunt maken van uw rechten en de afhandeling van de verzoeken hieromtrent heeft het KNKV de Regeling Rechten betrokkenen persoonsgegevens vastgesteld. Als u van een of meer van deze rechten gebruik wilt maken, dan kunt u contact opnemen met ons via de hierboven genoemde contactmogelijkheden. Los van bovenstaande rechten, heeft u altijd het recht om een klacht in te dienen over het gebruik van uw gegevens bij de Autoriteit persoonsgegevens.
Website en Cookies
Het KNKV maakt op de website KNKV.nl en korfbal.nl gebruik van cookies en soortgelijke technieken die gegevens op uw apparaat kunnen plaatsen en lezen. Met behulp van deze cookies volgen, analyseren en gebruiken wij uw ervaring van onze website en proberen deze waar nodig te optimaliseren. Ook kunnen wij speciale berichten in uw interessevelden of aanbiedingen van adverteerders gericht aanbieden. Op deze wijze kan onze dienstverlening aan u verder worden geoptimaliseerd.
We gebruiken cookies ook om content en advertenties te personaliseren, om functies voor social media te bieden en om ons websiteverkeer te analyseren. Ook delen we informatie over uw gebruik van onze site met onze partners voor social media, adverteren en analyse. Deze partners kunnen deze gegevens combineren met andere informatie die u aan hen heeft verstrekt of die ze hebben verzameld op basis van uw gebruik van hun services.
Een cookie is een klein tekstbestandje dat, bij bezoek aan de website, wordt geplaatst op de harde schijf van uw computer. Een cookie bevat gegevens, zodat u als bezoeker kan worden herkend, telkens als u de website bezoekt. Het is dan mogelijk om de website speciaal op u in te stellen en/of het inloggen te vergemakkelijken.
Voor meer informatie over het gebruik van cookies, hoe lang wij deze gebruiken en hoe u deze kunt accepteren, weigeren, blokkeren of verwijderen, verwijzen wij u naar onze Cookie Statement. Deze treft u hier aan.
Wijzigingen
Wij behouden ons het recht voor om wijzigingen aan te brengen in het Privacy Statement. Check daarom regelmatig het Privacy Statement voor een update van ons privacy beleid. De huidige versie van dit privacy statement is als laatst gewijzigd op 4 juni 2020.
BIJLAGE 1
Case Management Systeem Sport
Als je bij ons een melding doet van een integriteitsschending in de sport dan verwerken we jouw persoonsgegevens met jouw toestemming in een digitaal registratiesysteem (het Case Management Systeem Sport of kortweg “CMSS”). Sportbonden en Centrum Veilige Sport Nederland van NOC*NSF maken samen gebruik van dit registratiesysteem. Op de website van Centrum Veilige Sport Nederland (Case Management Systeem Sport CMSS- Centrum Veilige Sport Nederland) kan je meer informatie vinden over CMSS en kan je zien welke sportbonden hiervan gebruik maken.
NOC*NSF en de sportbonden zijn voor CMSS ‘gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken’ in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Dit betekent dat NOC*NSF en de sportbonden samen beslissen welke persoonsgegevens worden verwerkt in CMSS, voor welk doel en op welke manier. We hebben afgesproken dat we CMSS gebruiken voor de volgende doeleinden:
- We gebruiken CMSS zodat jij je als melder kan uitspreken door het doen van een melding, om met jou te kunnen communiceren over de gemaakte melding en om opvolging te kunnen geven aan de melding;
- Daarnaast gebruiken we CMSS zodat we zoveel mogelijk op dezelfde wijze in een veilige omgeving registreren. Het bevordert de kwaliteit van de administratie;
- Tot slot biedt CMSS de mogelijkheid om beter samen te werken in de sport.
Als je melding bij ons doet, dan zijn wij zelf verantwoordelijk voor jouw gegevensverwerking in CMSS. Jouw melding komt in een apart dossier in CMSS, is afgescheiden van andere dossiers en alleen toegankelijk voor ons. Wij delen jouw persoonsgegevens niet zonder jouw toestemming, tenzij wij wettelijk verplicht zijn om gegevens te delen.
Persoonsgegevens die wij in CMSS verwerken, worden niet doorgegeven buiten de EU of aan een internationale organisatie.
Welke persoonsgegevens worden verwerkt in CMSS?
Indien je (niet anoniem) een melding doet, kunnen we de volgende categorieën persoonsgegevens van jou ontvangen:
- NAW-gegevens, e-mailadres en/of telefoonnummer;
- persoonsgegevens die je zelf (als onderdeel van de melding) meedeelt in de communicatie met ons.
Afhankelijk van de inhoud van de melding kan je worden geïnformeerd over jouw rechten, mogelijke vervolgacties of doorverwezen worden naar een andere instantie.
Hoelang bewaren we persoonsgegevens?
We bewaren jouw persoonsgegevens zolang als noodzakelijk is om de belangen van jou of derden te behartigen. In CMSS hanteren we de volgende bewaartermijnen:
- Voor adviesdossiers (er heeft geen doorverwijzing plaatsgevonden, je hebt alleen om advies gevraagd) geldt dat we het dossier nog maximaal 6 maanden
- Indien doorverwijzing en opvolging heeft plaatsgevonden: na afsluiten van het meldtraject bewaren het melddossier nog 2 jaar.
Als je via de e-mail of telefoon met ons communiceert over een melding dan bewaren wij de e-mails en telefonische berichten niet langer dan noodzakelijk. Direct na verwerking van deze contactmomenten in CMSS verwijderen wij de berichten.
Je kunt bij ons een verzoek indienen om je persoonsgegevens eerder te laten verwijderen uit jouw dossier.
Beveiliging
Het registratiesysteem (CMSS) bevat privacygevoelige informatie. Dat betekent dat het persoonsgegevens bevat die niet zomaar op te vragen of in te zien zijn door anderen. Daar gaan we zorgvuldig mee om. We hebben alle noodzakelijke organisatorische en technische maatregelen genomen om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot persoonsgegevens te voorkomen. Medewerkers hebben alleen toegang tot het registratiesysteem als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van hun werkzaamheden. Bovendien heeft iedere medewerker met toegang een geheimhoudingsplicht. Ook werken we met ‘twostep verificatie’ en dienen onze wachtwoorden periodiek gewijzigd te worden.
Rechten
Op grond van de wet heb je verschillende rechten. Je hebt het recht om een verzoek te doen de persoonsgegevens in te zien die in CMSS worden verwerkt en het recht om een verzoek te doen jouw gegevens te laten wijzigen of verwijderen. Daarnaast heb je het recht om een verzoek te doen op beperking van de verwerking van jouw gegevens en het recht om een verzoek te doen op overdracht van de persoonsgegevens die wij van je hebben.
Ook heb je te allen tijde het recht een eenmaal gegeven toestemming in te trekken. Wij zullen de verwerking van jouw persoonsgegevens dan staken.
Als je gebruik wilt maken van één van jouw rechten neem dan contact met ons op via vertrouwenscontactpersoon@knkv.nl.
Beantwoordingstermijn
Wij zullen jouw verzoek in beginsel binnen een maand beantwoorden. Mocht de beantwoording van jouw verzoek onverhoopt meer tijd kosten, dan zullen wij je hierover binnen een maand informeren. Het kan zijn dat vanwege de complexiteit van het verzoek en/of het aantal verzoeken de beantwoordingstermijn oploopt.
Naast bovenstaande rechten staat het je altijd vrij een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. De contactgegevens van de autoriteit staan op de website: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl.
Identificatie
Wij kunnen bij alle vragen/verzoeken vragen om nader bewijs om jouw identiteit te kunnen vaststellen. Dit doen we om te voorkomen dat we persoonsgegevens aan de verkeerde partij verstrekken of ten onrechte wijzigingen aanbrengen in de persoonsgegevens of de wijze waarop die persoonsgegevens door ons worden verwerkt.