Het Bondsbestuur heeft in zijn vergadering van 12 augustus 2013 de navolgende richtlijnen vastgesteld ten aanzien van het klachtrecht binnen het KNKV, als bedoeld in artikel 4 van het Huishoudelijk reglement.
Inleiding
Dit bestuursbesluit is opgesteld in het kader van de regels voor goed sportbestuur van NOC*NSF en het keurmerk van het Centraal Bureau Fondsenwerving (CBF) voor goede doelen.
Het reglement heeft als doelstelling:
1. het recht doen aan de individuele klager; en
2. het bevorderen van de kwaliteit van de dienstverlening van het KNKV.
Het klachtenreglement is in te zien op www.knkv.nl
Artikel 1. Begripsbepalingen
In dit bestuursbesluit wordt verstaan onder:
a. Aangeklaagde: Degene tegen wie een Klacht is ingediend.
b. Directeur: De Directeur van het KNKV zoals aangegeven in artikel 24 van de Statuten .
c. Bondsbestuur: Het bestuur van het KNKV zoals bedoeld in artikel 11 van de Statuten.
d. Klacht: Een uiting van onvrede over een laakbare gedraging of handeling en/of nalaten van het KNKV of van een onder verantwoordelijkheid van het KNKV werkzame medewerker van het bondsbureau of vrijwilliger en verband houdend met de uitoefening van een functie of werkzaamheden voor het KNKV.
e. Klachtenfunctionaris: De persoon, niet zijnde de Aangeklaagde, aan wie de behandeling van de Klacht is overgedragen.
f. Klager: Een ieder die een Klacht heeft ingediend en/of diens gemachtigde.
g. Het KNKV: Koninklijk Nederlands Korfbal Verbond.
h. Secretariaat: de servicedesk van het bondsbureau van het KNKV.
i. Vrijwilliger: leden van het districtsbestuur als bedoeld in artikel 19 van het huishoudelijk reglement, van commissies uitgezonderd onafhankelijke commissies als bedoeld in artikel 4 lid 4 van de statuten, alsmede van werk-, project- en adviesgroepen als bedoeld in artikel 12 lid 4b van de statuten
Artikel 2. Reikwijdte van het bestuursbesluit
2.1 Dit bestuursbesluit is niet van toepassing op Klachten die voortvloeien uit:
a. besluiten (door organen) van het KNKV, als bedoeld in artikel 4 lid 4 van de statuten;
b. de contractuele relatie tussen de Klager en het KNKV;
c. het voeren van gerechtelijke procedures.
2.2 Het KNKV is niet verplicht de klacht in behandeling te nemen indien:
a. het belang van de Klager dan wel het gewicht van de Klacht kennelijk onvoldoende is;
b. de Klacht betrekking heeft op handelingen, gedragingen en/of nalaten waarover al eerder
een Klacht is ingediend en die in overeenstemming met dit Klachtenreglement is afgehandeld.
Artikel 3. Klachtenprocedure
Indiening van de Klacht
3.1 Een Klacht kan uitsluitend schriftelijk, per e-mail dan wel gebruik makend van het formulier op de site van het KNKV worden ingediend bij het KNKV, ter attentie van de servicedesk die verantwoordelijk is voor de administratieve afhandeling van de klacht.
3.2 De servicedesk tekent de datum van ontvangst op de ingediende Klacht aan, bevestigt de
ontvangst aan de Klager, informeert de Klager over de procedure en registreert de Klacht.
3.3 Anonieme Klachten worden niet in behandeling genomen.
Inhoud van de Klacht
3.4 De Klacht bevat ten minste:
a. de naam en het adres van de Klager;
b. de dagtekening;
c. een omschrijving van de Klacht;
d. de naam / namen van de Aangeklaagde(n) .
In behandeling nemen van de Klacht
3.5 Het KNKV onderzoekt eerst of de Klacht ontvankelijk is en of de Klacht voldoet aan de
vormvoorschriften, te weten de vereisten zoals gesteld in artikel 3.4.
3.6 Een Klacht is niet-ontvankelijk indien er sprake is van verjaring (artikel 3.11) of niet is voldaan
aan de hoedanigheid van Klager (artikel 1 sub f).
3.7 Indien niet is voldaan aan de gestelde vorm van de Klacht als weergegeven in artikel 3.1 en 3.4, wordt de Klager in de gelegenheid gesteld het verzuim binnen twee weken te herstellen dan wel schriftelijk of per e-mail en gemotiveerd aan te geven waarom niet aan de gestelde vorm kan worden voldaan. Is ook dan nog niet voldaan aan de gestelde vorm dan wel aan het voldoende gemotiveerd aangeven waarom daaraan niet kan worden voldaan, dan wordt de Klacht niet in behandeling genomen.
3.8 Indien de Klacht niet ontvankelijk is, dan wel er sprake is van een reden als genoemd onder
artikel 2 of 3.7, wordt de Klacht niet in behandeling genomen.
3.9 Indien een Klacht niet in behandeling wordt genomen als hiervoor bedoeld in artikel 3.7 en 3.8, ontvangt de Klager deze beslissing van het KNKV uiterlijk binnen vier weken na indiening van de Klacht.
Gelijktijdige behandeling
3.10 Indien het KNKV daartoe aanleiding ziet, kunnen Klachten van meer dan één persoon door
het KNKV worden gevoegd (samen, gelijktijdig behandeld).
Verjaring
3.11 Het KNKV neemt geen Klacht in behandeling waarvan de oorzaak langer dan een half jaar voor indiening van de Klacht is gelegen , althans redelijkerwijze bij de klager bekend is geworden.
Verslaglegging
3.12 De persoonlijke gegevens van de Klager en de Aangeklaagde worden zorgvuldig en
vertrouwelijk behandeld en geregistreerd.
3.13 Het KNKV maakt van de klachtenbehandeling als omschreven in artikel 4 een verslag. Het
verslag bevat: a) de namen en de functies van de aanwezigen, en b) een zakelijke weergave van wat over en weer is gezegd. Dit verslag is niet openbaar. De Klager en de Aangeklaagde hebben het recht dit verslag in te zien ten kantore van het KNKV
Artikel 4. Klachtenbehandeling
Behandeling
4.1 De manager en daarna de Klachtenfunctionaris zijn verantwoordelijk voor de inhoudelijke behandeling van de klacht, waarna de servicedesk de (administratieve) afhandeling van de Klacht verricht . De manager ondersteunt de Aangeklaagde bij het zorgvuldig opvangen en het vinden van een oplossing van de Klacht.
4.2 De Klacht wordt indien mogelijk eerst besproken tussen de Klager en Aangeklaagde en deze trachten samen al dan niet na raadpleging van dan wel bemiddeling door de manager en/of raadpleging van de Klachtenfunctionaris tot een oplossing te komen.
4.3 Indien de Klacht volgens Klager niet naar tevredenheid is afgehandeld door de Aangeklaagde al dan niet samen met de manager, wordt de Klacht voorgelegd aan de Klachtenfunctionaris, die dan tot een oordeel komt als nader uitgewerkt in artikel 6.
Aanvullende informatie
4.4 Indien een Klacht naar het oordeel van de Klachtenfunctionaris onvoldoende informatie bevat, stelt de Klachtenfunctionaris de Klager in de gelegenheid alsnog nadere informatie of duidelijkheid te verschaffen.
Hoor en wederhoor
4.5 De Klager en Aangeklaagde kunnen door de klachtenfunctionaris worden gehoord volgens het beginsel van hoor en wederhoor.
4.6 Op verzoek van de Klachtenfunctionaris kunnen ook andere medewerkers van het KNKV die
direct betrokken zijn bij de ingediende Klacht worden gehoord. Alle met betrekking tot een klacht gehoorde dan wel geraadpleegde personen zijn in overeenstemming met artikel 3 lid 2a van het huishoudelijk reglement verplicht hun volle medewerking te geven aan de klachtenprocedure.
4.7 Van het horen van de Klager kan worden afgezien, indien de Klager heeft verklaard geen gebruik te willen maken van het recht te worden gehoord.
Inzagerecht
4.8 De Klager en Aangeklaagde hebben recht op inzage van de stukken die relevant (kunnen) zijn voor de behandeling van de Klacht.
Termijnen
4.9 De Klachtenfunctionaris doet binnen redelijke termijn, doch uiterlijk binnen twee maanden na ontvangst van de Klacht, aan de Klager en Aangeklaagde schriftelijk mededeling over haar bevindingen van de Klacht als bedoeld in artikel 6.
4.10 Indien naar het oordeel van de Klachtenfunctionaris de behandeling van de Klacht niet binnen de gestelde termijn kan worden afgerond, wordt daarvan voor afloop van de betreffende termijn schriftelijk en gemotiveerd mededeling gedaan aan de Klager en de Aangeklaagde en wordt opnieuw een redelijke termijn vastgesteld van maximaal vier weken.
4.11 Indien de Aangeklaagde door overmacht, bij ziekte of afwezigheid niet binnen de gestelde termijn kan reageren, stelt het KNKV een nieuwe termijn vast waarbinnen gereageerd moet worden.
Geheimhouding
4.12 De Klachtenfunctionaris en Aangeklaagde hebben een geheimhoudingsplicht ten aanzien van hetgeen hen in het kader van hun betrokkenheid bij de behandeling van de Klacht bekend is geworden.
Artikel 5. Intrekken van een Klacht
5.1 De Klager kan te allen tijde, ook tijdens de procedure bij het KNKV, de Klacht intrekken.
5.2 Als de Klacht door een externe instantie als bedoeld in artikel 7.2, in behandeling wordt genomen, bepaalt het KNKV na overleg met de Klager of en voor welke onderdelen de Klacht daarnaast nog verder moet worden behandeld.
5.3 Van het niet verder behandelen van een Klacht wordt door het KNKV onder vermelding van redenen, schriftelijk mededeling gedaan aan de Klager en Aangeklaagde.
Artikel 6. Oordeel van de Klachtenfunctionaris
6.1 Op basis van de behandeling van de Klacht en met inachtneming van het gestelde in artikel 4.1, 4.2 en 4.3 komt de Klachtenfunctionaris tot een oordeel over de Klacht en geeft naar aanleiding hiervan zo nodig advies aan het Bondsbestuur.
6.2 Het oordeel van de Klachtenfunctionaris wordt op schrift gesteld en omvat haar bevindingen ten aanzien van de Klacht en geeft een gemotiveerd oordeel over het al dan niet gegrond zijn van de Klacht.
6.3 Het oordeel van de Klachtenfunctionaris wordt schriftelijk meegedeeld aan de Klager, de Aangeklaagde en de Directeur, en als het de Directeur zelf betreft aan de voorzitter van het Bondsbestuur.
6.4 Het oordeel van de Klachtenfunctionaris is een eindoordeel. Tegen dit oordeel kan geen beroep worden aangetekend.
Artikel 7. Overige bepalingen
7.1 In alle gevallen waarin dit Klachtenreglement niet voorziet beslist het Bondsbestuur.
7.2 Het in dit Klachtenreglement gestelde laat onverlet de mogelijkheid zich te wenden tot andere daartoe geëigende instanties, zoals de civiele – of strafrechter dan wel de tuchtcommissie van het KNKV. In dat geval kan niet tegelijkertijd dan wel daarna een klachtenprocedure worden begonnen.
7.3 Voor de behandeling van de Klacht worden geen kosten in rekening gebracht.
7.4 Alle Klachten worden geregistreerd. Over het aantal Klachten en de afhandeling daarvan wordt jaarlijks gerapporteerd in het jaarverslag van het KNKV.
7.5 Periodiek wordt de klachtenprocedure geëvalueerd. De eerste evaluatie vindt plaats een jaar na de inwerkingtreding van dit besluit.
7.6 Dit Klachtenreglement wordt vastgesteld en gewijzigd door het Bondsbestuur van het KNKV.
7.7 Dit Klachtenreglement treedt in werking met ingang van 1 juli 2013