Verklaring Omtrent Gedrag (VOG)

Een verklaring omtrent gedrag (VOG) is een document van het ministerie van Justitie en Veiligheid waaruit blijkt dat het gedrag uit het verleden van een persoon geen bezwaar oplevert voor het gevraagde doel, bijvoorbeeld het werken met minderjarigen bij een vereniging. Een VOG staat ook wel bekend als een ‘bewijs van goed gedrag’. De VOG is één van de vier v’s voor veiligheid.

Vrijwilligers verplichten om een VOG te tonen is één van de maatregelen die je als bestuur kunt of in sommige gevallen zelfs moet nemen om de kans op grensoverschrijdend gedrag binnen de vereniging te verkleinen. Het vermindert het risico dat personen die in het verleden in de fout zijn gegaan een functie bij  jouw vereniging kunnen uitoefenen en daar opnieuw in de fout gaan.

Bekijk onderstaande video over de Verklaring Omtrent het Gedrag voor al je vrijwilligers.

Stap 1: Maak gebruik van de Gratis VOG-regeling

Wist je dat je als sportvereniging gratis een VOG kunt aanvragen voor je vrijwilligers op basis van de Gratis VOG-regeling? Alle informatie hierover en over hoe je VOG’s kan aanvragen vind je hier. Meld je als vereniging aan voor de gratis VOG. Ter verduidelijking: je kunt het genoemde “gedegen preventie- en integriteitsbeleid” aantonen als je een gedragscode hebt opgesteld en een vertrouwenscontactpersoon hebt aangesteld.

Het KNKV adviseert verenigingen om in elk geval voor alle functionarissen (bestuur- en commissieleden, trainers/coaches) een VOG aan te vragen. Daarbij hanteert het KNKV de volgende aanvraagcodes uit het screeningsoverzicht als standaard:

• Verenigingsbestuurders: 11,12, 84 en 85. Daarnaast kan je ook de codes, 21, 22, 63 overwegen, afhankelijk van de taken/verantwoordelijkheden van de specifieke functionaris en ter beoordeling aan de vereniging zelf.
• Trainer/coach: codes 84 en 85. Daarnaast kan je ook de codes 11,12,13, 21, 22, overwegen.
• Commissieleden: 11,12, 84, 85. Daarnaast kan je ook de codes 13, 21, 22 overwegen.

Op de website van Justis is het complete overzicht van de screeningsprofielen te vinden.

Het biedt geen keiharde garantie dat je grensoverschrijdend gedrag buiten de deur houdt, maar door een VOG verplicht te stellen verklein je wel de kans dat het mis gaat. Bovendien laat je zien dat je de sociale veiligheid van je leden, vrijwilligers en bezoekers serieus neemt. Het is verstandig deze vraag tenminste iedere twee jaar te herhalen.

Let op: De toelating van je vereniging tot de Gratis VOG-regeling verloopt na 5 jaar. Daarna moet je deze opnieuw aanvragen. Dit moet gebeuren met het mailadres waarmee destijds de aanvraag ook is gedaan dus het is aan te bevelen om dit met een algemeen verenigingsadres te doen.

Stap 2: Vraag E-Herkenning aan voor je vereniging

Wat DigiD is voor de gewone burger, is e-Herkenning voor organisaties (en dus ook sportverenigingen) en voor het aanvragen van VOG’s heb je e-Herkenning nodig. Je kan e-Herkenning hier aanvragen bij één van de door de Rijksoverheid erkende leveranciers. Kosten bedragen tussen de €20 en €40 per jaar waarbij het loont om een abonnement voor meerdere jaren af te sluiten (de kosten per jaar zijn dan lager en je hebt ‘t toch ieder jaar nodig). Goed om te weten: als sportvereniging heb je e-Herkenning 2+ nodig.

Ook goed om te weten: die e-Herkenning heb je ook nodig als je bijvoorbeeld subsidies of vergunningen wilt aanvragen bij de gemeente of contact zoekt met de Belastingdienst, dus wellicht heeft je vereniging hem al. Meer informatie over e-Herkenning vind je hier. ​

Stap 3: Zet de VOG klaar voor de vrijwilligers

Zet de VOG klaar voor de (beoogde) vrijwilligers. Via deze link zet je de aanvraag in gang. Let op: vink in stap 2.4 van de aanvraag het juiste screeningsprofiel aan, in stap 1 van dit hoofdstuk vind je welke codes je moet invullen.
​
Als je veel VOG’s tegelijk wil aanvragen en checken, zal dit best even wat tijd vragen. Tip: vaak willen mensen best incidenteel even bijspringen; vraag of iemand binnen je vereniging om de VOG’s klaar te zetten en deze namens de vereniging in te zien. Belangrijk daarbij is dat de tekenbevoegde namens de vereniging diegene machtigt namens de vereniging. Wie tekenbevoegd is namens de vereniging staat geregistreerd in het Handelsregister van de KVK, maar vaak weet de secretaris van de vereniging wel wie dit is. ​

Stap 4: Laat vrijwilligers de aanvraag afmaken

Degene die gescreend moet worden, krijgt een link om de rest van de gegevens in te vullen, logt in met DigiD en geeft akkoord.

Let op: de vrijwilliger kan er voor kiezen om de VOG per post te ontvangen of digitaal, zie hiervoor dit handige schema. Meer informatie over het digitaal aanvragen van een VOG vind je hier.

Stap 5: Laat vrijwilligers de VOG tonen

Degene die de VOG heeft aangevraagd toont aan de vereniging zijn of haar VOG. De degene die dit controleert namens de vereniging registreert in een overzicht dat de VOG is gezien. Noteer hierbij de datum waarop je de VOG hebt ingezien en de datum waarop de VOG verloopt (2 jaar na de datum die op de VOG vermeld staat), zodat je weet wanneer er weer een nieuwe VOG aangevraagd dient te worden.

Let op: hoe je de echtheid van een fysiek exemplaar van een VOG kan checken, vind je hier. En hoe je die van een digitaal exemplaar kan controleren, vind je hier.

Tot slot: je mag vanuit privacy perspectief de VOG van de persoon niet houden en/of een kopie van maken, dus zorg ervoor dat je de VOG na inzage weer terug geeft aan de vrijwilliger of vernietigt (in het geval van de controle van een fysiek document) of dat je de digitale versie weggooit).

Stap 6: Hou deze basiseis ieder seizoen up-to-date

Vaak weet je aan het eind van het seizoen wel (1) wie je nieuwe bestuursleden, trainers en andere vrijwilligers zijn waarvan je hun VOG wil inzien en (2) wie de vrijwilligers zijn waarbij het langer dan 2 jaar geleden is dat de VOG is aangevraagd en door de vereniging is ingezien. Zorg dat iemand namens de vereniging voor beide groepen voor aanvang van het nieuwe seizoen hun VOG heeft ingezien zodat je met een gerust hart aan de slag kunt laten gaan.

Handige tips en tools om de VOG’s op orde te krijgen.

Tip 1: Vertel je vrijwilligers waarom jullie dit belangrijk vinden

Zie hier een voorbeeldtekst waarmee je dit aan de vrijwilligers kan toelichten.

Tip 2: Registreer de VOG’s van de vrijwilligers

Registreer de VOG’s in Sportlink Club, via de persoonsgegevens, tabblad Diploma’s & passen, en dan ‘voeg toe’. Eventueel kun je het kenmerk in het opmerkingenveld noteren. Via menu personen, personen zonder diploma kun je overzicht krijgen wie nog geen VOG geregistreerd heeft.

Tip 3: Laat je begeleiden door een expert

Er is een pool van experts beschikbaar die met jou als bestuurder en met de vereniging kunnen meekijken hoe jullie de VOG-regeling goed en duurzaam kunnen invoeren. De experts hebben 15 uur per club beschikbaar om ondersteuning te verlenen. Wil je gebruikmaken van deze clubondersteuning, neem dan contact op met vog@nocnsf.nl. ​

Tip 4: Kom je er niet uit of heb je hulp nodig? Wij staan voor je klaar

Neem contact op met je verenigingsadviseur.