Rouwprotocol

Een van de meest trieste gebeurtenissen die een vereniging kan overkomen, is het overlijden van een nauw betrokken persoon binnen of rondom de vereniging. Korfbal komt dan even op de tweede plaats; er moet vooral tijd en ruimte zijn voor verdriet. Toch moeten ook bij een moeilijke aangelegenheid als deze enkele zaken goed worden geregeld. Met dit protocol willen we verenigingen een basis bieden voor snelle besluitvorming en communicatie in emotionele omstandigheden.

Mogelijke procedure binnen de vereniging

Krijgt een van de bestuursleden bericht van overlijden van een bestuurslid, (ere)lid, een familielid van een van de leden, een oud-lid met bijzondere verdiensten, een niet-lid dat wel actief is binnen de vereniging, een donateur of sponsor, of verneemt hij/ zij op een andere wijze van het overlijden van een van bovengenoemde personen, dan neemt hij/ zij direct contact op met de secretaris. De secretaris informeert de andere leden van het bestuur, waarna het bestuur voor zover mogelijk gezamenlijk besluit op welke wijze de vereniging hierop zal reageren. Het protocol is hierin leidend.

Het op de hoogte brengen van leden en buurtverenigingen

Bij het overlijden van een bestuurslid, een (ere)lid en een lid van verdienste worden de leden van de vereniging op de hoogte gebracht. Dat kan bijvoorbeeld door het plaatsen van een in memoriam op de verenigingskanalen (website en social media), een mail naar alle leden en/of een bericht dat in de teamapps wordt gedeeld.

In sommige gevallen is het goed dat ook buurtverenigingen op de hoogte zijn van het overlijdensgeval. Dat kan bijvoorbeeld via een regio-appgroep of mailinglijst. Het bestuur bepaalt per situatie of het informeren van buurtverenigingen noodzakelijk is.

Contact met de familie

De secretaris verstuurt aan de familie van betrokkenen een condoleancekaart of een rouwboeket waarmee hij namens het bestuur zijn medeleven uitspreekt. Daarnaast kan (een delegatie van) het bestuur in overleg een bezoek brengen aan de familie.

Rouwadvertentie

De secretaris gaat in overleg met de rest van het bestuur aan de slag met het opstellen van een rouwadvertentie. Hierbij dient rekening gehouden te worden met de oorzaak van overlijden en/of de rol van de overledene binnen de vereniging. Direct betrokkenen (team, ouders) kunnen tevens een eigen advertentie opstellen. Het is goed om dit door één persoon te laten coördineren, bijvoorbeeld de secretaris. De advertentie wordt tussen het moment van overlijden en de dag van de begrafenis geplaatst in een (of meerdere) regionale en/of lokale krant.

Uitstel van competitie

Indien een lid van de vereniging (en het KNKV) overlijdt, heeft de vereniging recht op uitstel van de wedstrijden van alle teams tot en met de dag van de uitvaart. Wel vragen we de verenigingen om hier goed over na te denken. De wedstrijdsecretaris van de vereniging dient zo snel mogelijk in overleg te gaan met het KNKV (via competitie@knkv.nl, ook bereikbaar in het weekend) voordat er gekozen wordt om wedstrijden te annuleren.

Als het KNKV toestemming voor uitstel heeft gegeven zal de secretaris de betreffende teams, leiders, tegenstanders, scheidsrechters etc. op de hoogte brengen. Daarnaast zal een bericht op de website worden geplaatst.

De eerstvolgende wedstrijddag

Op de eerstvolgende wedstrijddag kan de vereniging op verschillende manier schenken aan het eren van de overledene.

Vlag halfstok

Het halfstok hangen van de verenigingsvlag gebeurt op de eerste wedstrijddag na het overlijden. Andere vlaggen blijven die dag achterwege.

Dragen van een rouwband

Het dragen van een rouwband door de spelers van een team gebeurt bij de eerstvolgende wedstrijd. De rouwband kan gedragen worden door het team zelf en/of het eerste (standaard) team, als vertegenwoordiger van de vereniging. Het dragen van een rouwband is voor iedereen een zichtbaar teken van medeleven.

Het bestuur bepaalt of het betreffende team en/of het eerste (standaard) team een rouwband draagt. Dit besluit is afhankelijk van de situatie, maar staat niet ter discussie.

Een minuut stilte

In geval van het houden van een minuut stilte ter nagedachtenis van de overledene tijdens de wedstrijd neemt de (wedstrijd-)secretaris contact op met de leider en/ of aanvoerder van het team(s). Ook wordt door hem/haar geregeld dat de leiders/ aanvoerders van de tegenstander(s) en de scheidsrechter(s) worden geïnformeerd.

Er kan daarnaast voor worden gekozen om tijdens de eerstvolgende Algemene Ledenvergadering een minuut stilte te houden. Dit wordt door het bestuur bepaald.